factura electrónica

Factura electrónica: ¿qué es?¿cómo se regula?¿qué tipos existen?

La factura electrónica reúne las mismas condiciones legales que la factura de papel, es otra alternativa. Simplemente se expide y recibe en formato electrónico.

¿Es lo mismo la factura digital que la electrónica?

Una factura digital es, por lo general, un archivo en formato PDF o Word que a veces corresponde a una factura escaneada y es fácil de comprender. Una factura electrónica, por el contrario, es un archivo de datos que se transfiere entre computadoras. Los formatos convencionales son XML y EDI.

Por tanto, una factura digital no es necesariamente una facturación electrónica.

Entre sus ventajas y  beneficios tenemos: Acorta los plazos de tramitación, reduce costes de impresión y envío, protección del medioambiente (reduciendo consumos de papel y transportes), contribuye a actualizar la economía y de los sistemas de información, acceso más ágil a archivos y reducción espacio de almacenamiento… etc.

Normativa legal:

Las obligaciones de facturación aparecen reguladas en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, donde se aprueba el Reglamento que las regula tanto las de papel como las electrónicas.

Tipos de facturas electrónicas:

  • Facturas en formato estructurado

Las facturas en formato estructurado contienen datos lo que permite que sea posible que se generen de forma automática y su cobro y contabilización igualmente puedan ser automatizados.

  • Facturas en formato NO estructurado

Estas facturas consisten en una imagen y ello conlleva a que su tratamiento en sistemas informáticos puedan realizarse con intervención manual o un proceso que no esté del todo automatizado (reconocimiento óptico OCR; facturas en papel escaneadas y PDFs).

Legibilidad, autenticidad e integridad.  Todas las facturas, sean electrónicas o en papel, deben garantizar: la autenticidad de su origen (identidad obligado a expedición y emisor), la legibilidad, y la integridad de su contenido (que no se haya modificado).

La autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diversas formas:

  • Con firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
  • Con  intercambio electrónico de datos EDI.
  • A través de otros medios que los interesados hayan comunicado a la AET (agencia estatal tributaria) con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
  • Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma La integridad del contenido de la factura (es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado).
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